VoIP staat voor Voice Over Internet Protocol. Met een stabiele internetverbinding kunnen telefoondiensten geleverd worden via de internetverbinding in plaats van via de plaatselijke telefoonmaatschappij. Er is een medium nodig om analoge telefoonsignalen om te zetten in digitale signalen die over het internet kunnen worden verzonden. De twee belangrijkste redenen die je bedrijf over de hele wereld flexibel maken met VoIP zijn de lage kosten en de grotere functionaliteit.
Het VoIP telefoonnummer is een opkomende nieuwe technologie die het mogelijk maakt telefoongesprekken te voeren en te ontvangen via de Internet verbinding in plaats van via de plaatselijke telefoonmaatschappij. Met deze nieuwe technologie kan een bedrijf telefoongesprekken voeren tegen een fractie van de kosten als er een gestabiliseerde internetverbinding is.
Een virtueel telefoonsysteem is een op het internet geworteld telefoonsysteem in de wolk. Wanneer een beller verbinding maakt met het bedrijfsnummer, worden de gesprekken doorgestuurd naar de vooraf ingestelde telefoonnummers die de beller gekozen heeft.
Een systeem waarbij de werknemers meerdere telefoons gebruiken in een onderling verbonden netwerk dat de werknemers in staat stelt functies te gebruiken als gespreksbehandeling, doorverbinden, conferentiegesprekken, gesprekscontrole en -administratie, privé en gedeelde voicemailboxen, enz. wordt een bedrijfstelefoonsysteem genoemd. Een bedrijfstelefoonsysteem hangt af van de grootte van het bedrijf. Er kunnen slechts een paar telefoons zijn in een klein bedrijf tot een ingewikkeld privé telefooncentrale (PBX) systeem in grote bedrijven.
Het grootste nadeel van traditionele PBX systemen of fysieke telefoonlijnsystemen is dat je veranderingen aan het systeem moet aanbrengen als het eenmaal goed ingesteld en geconfigureerd is. Het is geen eenmalige investering van tijd en geld, en het moet regelmatig bijgewerkt en veranderd worden. Hoewel, er moet vooraf veel werk verricht worden, bijvoorbeeld de aanschaf van de apparatuur, de installatie van de software en de opleiding van het personeel om het systeem goed te gebruiken.
Communicatiesystemen moeten in de loop van de tijd opgewaardeerd en veranderd worden. Wanneer een nieuwe werknemer in de zaak wordt aangenomen die een huidige werknemer vervangt, moeten er veranderingen in het telefoonsysteem worden aangebracht. Een afdeling of project waar het team aan werkt kan tot stilstand komen wanneer de dienstverlener veranderingen in het systeem aanbrengt. Zo’n situatie kan leiden tot inkomstenderving, verspilling van tijd en moeite, en verhoogde frustratie bij de klant. Het veranderen van de configuratie van het PBX systeem vereist de vervanging van hardware en andere apparatuur.
Deze nadelen kunnen uit de onderneming worden weggewerkt met het gebruik van een virtueel telefoonsysteem en VoIP diensten. Omdat VoIP een op IP gebaseerde technologie is, is het gemakkelijk om met een druk op de knop dingen gedaan te krijgen of een instelling te veranderen. Er is geen specialist of technicus voor nodig om de nodige aanpassingen te doen als het bedrijf veranderingen ondergaat of als er een nieuwe medewerker in het bedrijf wordt aangenomen. Als een nieuwe werknemer in de zaak wordt aangenomen, kan hem onmiddellijk een nummer en een lijn worden toegewezen. Zo gaat er geen tijd verloren. Wanneer een werknemer met pensioen gaat of ontslag neemt uit het bedrijf, kunnen telefoonnummers, lijnen, of andere bronnen die aan die persoon gekoppeld zijn gemakkelijk verwijderd worden.
Een bedrijf kan veel tijd en geld besparen als het niet hoeft te wachten tot een nummer is toegevoegd. Tegenwoordig moeten bedrijven flexibel zijn, zodat ze hun kansen kunnen benutten en de druk van de vraag aankunnen.
Ook is het voor een bedrijf moeilijk om vanaf het begin te schatten hoeveel telefoonlijnen ze in de toekomst nodig zullen hebben. Met traditionele telefoonsystemen moeten ze betalen voor de extra middelen, ook als ze die niet gebruiken.
Met VoIP kunnen bedrijven zich gemakkelijk aan veranderingen aanpassen zonder veel tijd te verliezen en zonder buitensporige financiële uitgaven. In de concurrerende wereld van vandaag gaan klanten niet een tijdje wachten tot je bedrijf meer lijnen krijgt. Ze willen dat hun problemen opgelost worden zonder er al te lang op te wachten. Klanten willen niet dat medewerkers van projectteams stilzitten, wachtend op nieuwe telefoonlijnen om met hun werk te beginnen.
Alle onderdelen van het Belfabriek telefoonsysteem:
Voordelen van VoIP telefoondienst
1. Lagere kosten
Kostenbesparingen en lage uitgaven zijn een van de belangrijkste voordelen van VoIP in een bedrijfsomgeving. Het kan gemakkelijk geïnstalleerd worden, en lijnen kunnen onmiddellijk toegevoegd worden. Het is een eenmalige investering die naar behoefte van de onderneming kan worden bijgewerkt, geüpgraded en aangepast. Traditionele telefoonlijnen kosten elke minuut gesprekstijd, maar met VoIP zijn de enige onderhoudskosten de maandelijkse kosten van de ISP.
2. Kosteneffectieve hardware en software
Een bijkomend kostenvoordeel van VoIP zijn de beperkte kosten voor hardware en software die nodig zijn om het systeem te laten werken. De verkopers voorzien hun klanten van de meest recente bijgewerkte software en stellen actuele hardware ter beschikking. Zo hoeven bedrijven niet langer hun eigen telefoons en infrastructuur aan te schaffen, wat extra kostenbesparingen kan opleveren.
3. Snelle installatie
Omdat VoIP diensten als een gehoste oplossing kunnen worden aangeboden, is de installatie een fluitje van een cent. Er hoeft geen apparatuur geïnstalleerd te worden, en bedrijven kunnen aan de slag met hun bestaande apparatuur, zoals een smartphone, tablet, of desktop computer.
Tip: telefoonsysteem apps voor iOS en Android
4. Wereldwijde toegang
VoIP helpt de werknemers om wereldwijd doeltreffend te communiceren. VoIP helpt de werknemers om via het intranet gebruik te maken van de spraak-, fax-, en datadiensten van het bedrijf. Met de technologische vooruitgang van elke dag is VoIP uiterst draagbaar geworden, zodat de gebruikers ervan verbinding kunnen maken vanuit kantoren, huizen en het buitenland.
5. Virtuele nummers zijn draagbaar
Zakelijke VoIP diensten zijn niet beperkt tot een bepaalde fysieke locatie. Ze kunnen dus ook op reis gebruikt worden. Mobiele VoIP is nuttig voor bedrijven omdat er geen wachttijd is bij het verhuizen van kantoorplaatsen. Het telefoonnummer kan op de nieuwe kantoorlocatie werken, mits er een stabiele internetverbinding beschikbaar is.
Tip: vast nummer op mobiel met Belfabriek
6. Flexibiliteit van het netwerk
VoIP helpt de IT afdeling van de onderneming om te genieten van het onderliggende netwerk dat geen deel hoeft uit te maken van een specifieke technologie-indeling. Dat betekent dat het bestaande ethernet, SONET, ATM, WiFi als basis van het netwerk gebruikt kan worden. De complexiteit van traditionele telefoonlijn netwerken valt weg. Het maakt het mogelijk in het bedrijf een meer gestandaardiseerd systeem in te voeren dat een verscheidenheid van communicatiesoorten ondersteunt en minder eisen stelt aan de apparatuur.
VoIP telefoondiensten stellen organisaties in staat wereldwijd uit te breiden. Virtuele nummers zijn niet aan een bepaalde plaats gebonden zoals bij traditionele telefoonlijnen. Je hoeft geen zaken te doen met een plaatselijke telefoonaanbieder. Bedrijven kunnen kiezen uit duizenden nationale en internationale netnummers. Op deze manier kunnen ze uitbreiden en zich op een andere wereldmarkt vestigen zonder een fysiek kantoor op een bepaalde plaats te moeten hebben. VoIP telefoondiensten vertegenwoordigen een nieuwe architectuur in het voeren van telefoongesprekken, mits er een stabiele internetverbinding in de buurt beschikbaar is. Via VoIP kan de onderneming spraak, e-mail, fax en video combineren in een standaard technologie die grotere samenwerking tussen teams mogelijk maakt.